보고서에 그림이나 사진을 효과적으로 넣는 방법

이번 포스팅에서는 보고서와 같은 문서에 그림을 첨부할 때, 어떻게 넣어야 효과적인지에 대한 내용을 다루어보겠습니다. 보통 자신만의 스타일이 있겠지만, 문서의 용량이나 가독성에 문제를 일으키지 않는 방법 자체는 기본적으로 지켜져야 한다고 생각합니다. 그럼 알아보겠습니다.

 

보고서에 그림 넣기

 

 

좋은 문서란 무엇인지 생각해 보자.

 

지난 포스팅에서는 어떤 보고서나 기획서가 좋은 문서가 될 것인지에 대한 고찰을 해보았습니다. 본질적인 부분에 대한 얘기였지만, 이제는 문서를 구성하는 다양한 측면에서의 좋은 문서를 시리즈 형식으로 정리하고자 합니다.

 

2023.05.03 - [대단한 역량] - 보고서와 기획서를 잘 쓰는 방법에 대한 고찰

보고서와 기획서를 잘 쓰는 방법에 대한 고찰

 

 

오늘 다룰 문서 내의 사진과 그림은 제가 보기에 세 가지 정도를 고려하여야 한다고 생각합니다. 먼저 좋은 문서로써의 기본인 가독성을 높여 주어야 합니다.

 

즉, 문서의 내용들은 텍스트로 이루어져 있으며, 이 텍스트들을 효과적으로 정리해서 한눈에 이해하기 쉽도록 만들어주거나, 중요한 포인트를 우리는 그림으로 도식화하고 첨부합니다. 

 

보고서와의 조화를 먼저 생각하자.

 

첨부하는 그림의 크기(size)는 보고서 내에서의 통일성, 주변 텍스트와의 조화 등에 신경을 써야 합니다. 이를 위해서 제가 각별히 신경 쓰는 포인트를 아래와 같습니다.

• 모든 그림은 상하 좌우 비율이 원본과 같아야 한다. 즉 그림 자체를 늘리거나 줄이지 말자.
• 모든 그림은 좌우 여백까지 꽉 차도록 크기를 설정한다.
• 관련된 텍스트를 가급적 같은 페이지에 그림을 배치하자.

 

위 설명에 대한 샘플을 개념적으로 나타내면, 아래 그림과 같습니다. 그림은 쪼그라들거나 눌리지 않고, 문서의 좌우 양 끝단이 꽉 차면 좋습니다. 그리고 (가능하다면 가급적) 텍스트 내용과 한 페이지에 구성이 되도록 합니다. 

 

보고서 샘플

 

 

사실 위 포인트들 말고도, 전문가 집단들이 보시면 더 고려해야 할 점이 많을 것입니다. 다만 저는 일반적인 직장인들이 완벽하지는 않아도 어느 정도 좋은 문서를 만들 수 있는 가이드를 알려드리고자 합니다.

 

직접 해보시면, 위 3가지 지침 자체도 보고서 분량이 길어진다면 준수하기가 쉽지가 않습니다. 그래서 이 그림만 좀 다르게 하지 머 이런 후임자들이 많았었습니다. 하지만 가급적 위 내용은 지키도록 하였습니다.

 

 

그림의 용량을 조절하자.

 

우리는 간혹 보고서를 작성하다가 버벅거리는 현상을 경험하게 됩니다. 이러다 보고서 다운되면 안 되는데 하면서, 다급하게 저장을 하기도 하죠.

 

그런데 다시 켜도 또 버벅거리고, 화면 전환이 끊기는 현상이 발생합니다. 이는 애초에 컴퓨터 자체의 문제일 수도 있지만, 그렇지 않다면 문서 자체의 용량이 커져서 생기는 문제일 수 있습니다. 

 

그래서 저는 그림을 넣을 때, 파일 자체를 삽입해서 가져오기보다 캡처(capture) 화면을 많이 활용합니다. 일반적으로 작성하는 보고서라는 것이 특별히 대단한 품질의 사진이 들어갈 필요가 없기 때문입니다. 

 

손쉽게 하려면, 해당 그림 파일을 열어놓고 캡처 프로그램을 사용하여 캡처를 하여 문서에 붙여 넣거나, 아니면 그림 파일 해상도나 용량을 조절합니다. 어쨌든 우리는 그림을 첨부하여서, 문서가 무거워지지 않도록 하는 것이 목표입니다. 

 

이번 포스팅에서는 보고서와 같은 문서에 그림들이 들어갈 때, 어떤 관점에서 작업을 해야 하는지 가이드를 제시해 드렸습니다. 다음 포스팅에서는 그럼 위 내용처럼 해서 문서가 어떻게 가볍고 효율적으로 작성되는지 보다 상세한 방법론을 알려드리도록 하겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다.