보고서와 기획서를 잘 쓰는 방법에 대한 고찰

직장생활을 하면서 가장 중요한 기술 중에 하나인 보고서와 기획서를 작성하는 방법에 대해 포스팅해 보도록 하겠습니다. 이 능력을 높이는 가장 중요한 것은 무엇일까요, 스킬인 것인지 아니면 내용인 것인지, 우리는 항상 고민합니다. 이에 대한 생각을 정리해 보았습니다. 

 

보고서와 기획서

 

 

보고서, 기획서의 본질을 생각해 보자.

 

보고서와 기획서는 누가 보는 것일까요? 설마 스스로 뿌듯해하고 두고두고 읽으려고 쓰시는 분들은 없을 거라 생각합니다. 보통은 직장에서 작성할 것이고, 상사들이 아니면 고객들이 읽으려고 작성하는 것입니다.

 

일단 목표는 다른 사람이 읽는다. 그 다른 사람은 나보다 높은 사람이거나 심지어 나를 평가하는 사람이라는 전제가 깔려 있습니다. 그럼 여기서 우리가 일단 두 가지 목표를 세울 수 있습니다.

 

그들이 읽기 편한 형태로 작성한다는 것과 그들이 알고 싶어 하는 것들을 내용으로 담는다는 것입니다.  저는 보통 이러한 목표를 위해 아래와 같은 가이드라인을 잡고 있습니다.

 

• 모든 문장은 간결하게 작성한다. 
• 두 줄이나 세 줄 정도의 작성 후에는 엔터키로 반드시 공백을 준다.
• 분량을 많이 늘리려는 욕심을 버린다.
• 가급적 문서의 결론을 가장 첫 문단에 요약해서 작성한다.
• '그리고, 하지만' 등을 가급적 쓰지 않는다.
• 문서 내의 그림과 표는 규격화시키고, 가로 세로 대칭을 깨지 않는다. 
• 할 수 있다면, 반 페이지는 요약정리 텍스트, 나머지 아래 반 페이지는 위 내용의 도식화 그림을 제시한다.

 

 

읽기와 요약 능력이 중요하다.

 

문서 작성을 많이 해오고, 많은 후임들을 봐오면서 느낀 점은 문장력의 차이가 극명하게 드러난다는 점입니다. 애초에 주어 동사를 사용해서 매끄럽게 문장을 구성하는데 어려움을 겪는 사람들도 많습니다.

 

저는 이 부분이 독서를 많이 한 사람과 책은 거들떠도 안보는 사람의 차이라고 생각합니다. 같이 식사를 하거나 하면서 물어보면, 거의 들어맞는 경우가 많았습니다. 

 

직장에서 하는 문서 작업 중에 많은 일들이 많은 자료들을 읽고 요약하고 정리하는 부분이 많습니다. 각종 자료를 읽고, 내가 작성하려는 방향성과 포맷을 염두에 두고 정리해야 하는 작업인 것입니다. 이때도 독서를 많이 한 분들은 확연히 뛰어난 정리 능력을 보이는 경우가 많았습니다.

 

 

독서는 필수이다.

 

그렇지 않은 분들은 대체로 기승전결의 흐름도 모르거니와, 하나의 문장만 보아도 무슨 얘기를 하는지 알 수 없는 문장이 많았습니다. 그러다 보니 이들은 다른 자료들을 베끼는 방식을 선택하나, 이는 상사를 실망시키는 지름길입니다. 많이 읽고 빠르게 요약하는 능력은 일단 필요합니다.

 

 

어느 정도의 훈련과 포맷화된 경험을 축적하자.

 

직장을 다니면서 본인이 프로그래머가 아니면, 반드시 문서 작성 능력을 키워야 하는 보직이 대부분일 것입니다. 이러한 분들에게 빠르게 능력을 키우는 팁을 몇 가지 알려드리려고 합니다. 

 

먼저, 많이 읽어야 합니다. 대체로 읽기만 하면 머리가 아파오고, 졸려오는 거 압니다. 이건 본인의 문제가 아니라 그저 우리 뇌가 그렇게 진화해 왔기 때문일 뿐입니다. 조금씩 우리 뇌의 습관을 변화시켜야 합니다. 

 

저는 처음 신입들에게 이를 위해 하루 10분 독서를 권합니다. 읽기 쉽고 재미있을만한 아무 책이나 괜찮습니다. 일단 활자에 나의 눈과 뇌가 익숙해지는 것이 중요합니다. 이것을 통해 자료들을 빠르게 이해하고, 발췌독이 가능한 수준이 되어야 합니다. 언제까지나 사원 대리일 수는 없습니다. 과장, 차장 이후를 대비해야 합니다.

 

다음은, 선배들의 많은 보고서들을 눈에 익혀야 합니다. 동시에 초반에는 많이 깨지겠지만, 결국 통과되는 본인의 문서들을 저장해 놓고 계속 패턴을 익혀야 합니다. 이것은 당신의 상사가 좋아하는 아니면 적어도 기본은 된다는 문서로 넘어가 주었다는 것들입니다.

 

저 역시 그런 경험들을 통해, 저 상사의 입장에서 이 보고서가 어떻게 읽힐지 계속 시뮬레이션하며 작성을 했습니다. 우리는 다 알지 않습니까. 작성하다 보면 이 부분은 내용이 부족하네, 여기는 지적받겠네 라는 느낌을 스스로도 압니다. 그것을 줄여나가는 것이 직장 내 문서 역량의 성패를 가른다고 생각합니다.

 

월급을 결국 남의 돈을 가져오는 것입니다. 그것은 대단한 노력이 필요한 것이며, 그 노력이 클수록 큰 보상으로 돌아올 것입니다. 최대한 많이 읽으며, 생각하고, 요약해 본다. 그리고 업무별, 상사별로 포맷화된 문서를 계속적으로 갈고닦아나간다는 것이 오늘의 요점입니다.

 

모두들 건승하시기를 바라겠습니다.